Dom Pomocy Społecznej w Białymstoku
ul. Baranowicka 203

ZARZĄDZENIE Nr 7/25

Dyrektora Domu Pomocy Społecznej w Białymstoku, ul. Baranowicka 203

z dnia 20 marca 2025 r.

w sprawie wprowadzenia Regulaminu postępowania z depozytami wartościowymi mieszkańców Domu Pomocy Społecznej w Białymstoku przy  ul. Baranowickiej 203.                                                    

Na podstawie § 4 ust. 5 Statutu Domu Pomocy Społecznej w Białymstoku, ul. Baranowicka 203, nadanego uchwałą Nr XXVII/311/08 Rady Miejskiej Białegostoku z dnia 21 kwietnia 2008 r. w sprawie nadania statutu Domowi Pomocy Społecznej w Białymstoku, ul. Baranowicka 203 (Dz. Urz. Woj. Podl. z 2008 r. Nr 114, poz. 1182), w związku z zarządzeniem Nr 1051/20 Prezydenta Miasta Białegostoku z dnia 27 listopada 2020 r. w sprawie przyjęcia Regulaminu Organizacyjnego Domu Pomocy Społecznej w Białymstoku przy ul. Baranowickiej 203, zarządza się co następuje:

§ 1

Wprowadzam Regulamin postepowania z depozytami wartościowymi mieszkańców Domu Pomocy Społecznej w Białymstoku przy ul. Baranowickiej 203, stanowiący załącznik
do niniejszego zarządzenia.

§ 2

Wykonanie zarządzenia powierzam  Głównemu Księgowemu.

§ 3

Traci moc zarządzenie Nr 45/23 Dyrektora Domu Pomocy Społecznej w Białymstoku
przy ul. Baranowickiej 203 z dnia 30 listopada 2023 r. w sprawie wprowadzenia Regulaminu dotyczącego postępowania z depozytami wartościowymi mieszkańców Domu Pomocy Społecznej w Białymstoku przy ul. Baranowickiej 203.

§ 4

Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.

                                                                                                   Załącznik  do zarządzenia Nr   7/25

                                                                                                                           Dyrektora Domu Pomocy Społecznej

                                                                                                                                    w Białymstoku przy ul. Baranowickiej 203

                                                                                                       z dnia  20 marca 2025 r.

Regulamin

w sprawie postępowania z depozytami wartościowymi mieszkańców  Domu Pomocy Społecznej w Białymstoku przy ul. Baranowickiej 203.

Postanowienia ogólne

§ 1

Podstawę prawną opracowania niniejszego regulaminu, zwanego dalej „Regulaminem”, stanowią:

1. ustawa z dnia 23 kwietnia 1964 r. Kodeks cywilny (Dz. U. z 2024 r. poz. 1061,
   z późn. zm.),
2. ustawa z dnia 25 lutego 1964 r. Kodeks rodzinny i opiekuńczy (Dz. U. z 2023 r. poz. 2809, z późn. zm.).
3. ustawa z dnia 12 marca 2004 r. o pomocy społecznej (Dz. U. z 2024 r. poz. 1283,
   z późn. zm.),
4. ustawa z dnia 18 października 2006 r. o likwidacji niepodjętych depozytów (Dz.U.
   z 2006 r., Nr 208, poz. 1537, z późn. zm.),
5. ustawa z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz.U. z 2023 r., poz. 120,
   z późn. zm.),
6. rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 23 sierpnia 2012 r. w sprawie domów pomocy społecznej (Dz. U. z 2025 r. poz. 51),
7. Regulamin Organizacyjny Domu Pomocy Społecznej w Białymstoku ustalony zarządzeniem Nr 1051/20 Prezydenta Miasta Białegostoku z dnia 27 listopada 2020 r.

§ 2

1. Regulamin określa procedurę postępowania z depozytami wartościowymi złożonymi do przechowania w Domu Pomocy Społecznej w Białymstoku.
2. Pojęcia używane w niniejszym Instrukcji:
3. Dom – oznacza Dom Pomocy Społecznej w Białymstoku
4. Dyrektor – oznacza Dyrektora Domu Pomocy Społecznej w Białymstoku
5. Kierownik Zespołu – oznacza Kierowników komórek organizacyjnych funkcjonujących w Domu
6. Osoba upoważniona – oznacza osobę zarządzającą majątkiem mieszkańca,                        tj. mieszkaniec posiadający zdolność do czynności prawnych, rodzic mieszkańca małoletniego lub opiekun prawny.

§ 3

1. Dom zapewnia bezpieczne przechowywanie środków pieniężnych i przedmiotów wartościowych stanowiących własność mieszkańca poprzez złożenie do depozytu.
2. Za nadzór i prawidłowe prowadzenie konta depozytowego mieszkańców odpowiada Dyrektor i Główny Księgowy Domu.
3. Pracownikami odpowiedzialnymi za prowadzenie spraw depozytowych mieszkańców są pracownicy socjalni.
4. W przypadku nieścisłości w upoważnieniach i obowiązującej dokumentacji odpowiedzialność ponoszą pracownicy zajmujący się prowadzeniem depozytów.
5. Dyrektor Domu wyznacza osoby, które przeprowadzą okresową kontrolę dysponowania i rozliczania depozytów mieszkańców przez osoby upoważnione.
6. W przypadku stwierdzenia braków w zawartości depozytu, niezgodność zawartości depozytu z treścią zawartą w zeszycie depozytu, nieobecność lub niezdolność
   do pracy osób upoważnionych do realizowania zadań praktycznych z zakresu postepowania z depozytami, Dyrektor Domu powoła Komisję do spraw stwierdzenia naruszeń, a Komisja sporządzi protokół w którym wskaże przyczynę powstania problemu i naruszenia postanowień Regulaminu.

Tryb postępowania z depozytami wartościowymi

§ 4

1. Do depozytu Domu mogą być przekazane środki pieniężne i przedmioty wartościowe.
2. Do środków pieniężnych i przedmiotów wartościowych zalicza się:
3. polskie pieniądze obiegowe,
4. walutę zagraniczną, monety z metali szlachetnych,
5. metale szlachetne, szlachetne kamienie oraz biżuterię z nich wykonaną,
6. książeczki oszczędnościowe, papiery wartościowe, różnego rodzaju dokumenty między innymi potwierdzające prawo własności,
7. inne przedmioty uznane przez mieszkańca za wartościowe.
8. Za przedmioty wartościowe i środki pieniężne nie przekazane do depozytu
   na zasadach wynikających z Regulaminu Dom nie odpowiada.
9. Osoby, które nie zdecydują się na złożenie środków pieniężnych i przedmiotów wartościowych do depozytu są informowane o braku ponoszenia odpowiedzialności materialnej za te środki i przedmioty przez Dom.
10. Przyjęcie informacji, o której mowa w ust. 4, mieszkańcy potwierdzają w formie pisemnej składając oświadczenie – Załącznik nr 1.

§ 5

1. Osoba przebywająca w Domu lub w imieniu tej osoby rodzice lub opiekun prawny oraz inne osoby mogą przekazać posiadane przedmioty wartościowe do depozytu
   w Domu.
2. Dom prowadzi ewidencję depozytów wartościowych w księdze depozytów, który stanowi druk ścisłego zarachowania.
3. Księga depozytów nie obejmuje polskich pieniędzy obiegowych, które są zdeponowane na rachunku sum depozytowych w banku.
4. Księga depozytów wraz z dowodami jego zapisów przechowuje się pod zamknięciem. Księga depozytów prowadzona jest przez pracownika działu finansowo-księgowego
   w kasie Domu.
5. Księga depozytów  powinna zawierać  dane:
6. numer kolejny,
7. nazwisko i imię mieszkańca Domu,
8. datę urodzenia i imiona rodziców,
9. datę przyjęcia depozytu,
10. kwotę depozytu pieniężnego,
11. rodzaj przedmiotu wartościowego – jakość, cechy, znak,
12. datę wydania depozytu,
13. podpis osoby odbierającej depozyt.

§ 6

1. Przedmioty wartościowe przyjęte do depozytu przechowywane są w sejfie w kasie Domu i zabezpieczone w sposób wykluczający ich wyjęcie lub zamianę bez naruszenia opakowania.
2. Bezpośrednio przy przyjmowaniu przedmiotów do depozytu wartościowego sporządza się w trzech jednakowo brzmiących egzemplarzach Protokół przekazania przedmiotów wartościowych – Załącznik Nr 2.
3. Przedmioty wartościowe  przyjęte do depozytu powinny być zabezpieczone w sposób wykluczający ich wyjęcie lub zamianę przedmiotów bez naruszania opakowania.
4. Przy przyjęciu depozytu wartościowego sporządza się w 3 egzemplarzach protokolarny spis przedmiotów, który powinien zawierać:
5. nazwisko i imię, datę urodzenia oraz adres osoby przyjmowanej do Domu,
6. datę przyjęcia depozytu,
7. nazwisko, imię i stanowisko osób przyjmujących przedmioty,
8. nazwisko, imię i stanowisko osób obecnych przy sporządzaniu spisu przedmiotów, opakowaniu i opieczętowaniu,
9. szczegółowe opisanie przedmiotów (rodzaj, jakość, cechy szczególne i znaki, uszkodzenia, ilość, wagę, itp.),
10. podpisy wyżej wymienionych osób.
11. Jeden egzemplarz spisu przedmiotów składa się wewnątrz opieczętowanego depozytu, drugi egzemplarz dołącza się do akt, a trzeci egzemplarz spisu wydaje się mieszkańcowi Domu.
12. Na opakowaniu depozytów zamieszcza się napisy określające:
13. nazwisko, imię, datę urodzenia osoby składającej depozyt,
14. rodzaj depozytu,
15. numer księgi depozytu.
16. Procedura przekazywania rzeczy wartościowych do depozytu odbywa się w obecności świadków, którzy podpisują się pod sporządzonym Protokołem.
17. Przy otwieraniu depozytu należy zwrócić uwagę, aby pieczęcie i opakowania nie były naruszone. W razie stwierdzenia ich braku należy sporządzić komisyjnie protokół ustalający rodzaj braków oraz stan opakowania. Do protokołu powinien być dołączony spis przedmiotów i opis opakowania. Protokół z załącznikiem należy skierować do organów ścigania przestępstw.
18. Osobą odpowiedzialną za depozyt wartościowy jest pracownik działu finansowo- księgowego odpowiedzialny za kasę Domu.

Tryb postępowania z depozytami gotówkowymi

§ 7

1. Mieszkaniec, który ma całkowitą zdolność do czynności prawnych lub opiekun prawny mieszkańca całkowicie ubezwłasnowolnionego może zrezygnować z przechowywania środków pieniężnych oraz przedmiotów wartościowych w depozycie bez podania przyczyn – Załącznik Nr 3.
2. Mieszkaniec, który ma całkowitą zdolność do czynności prawnych lub opiekun prawny mieszkańca ubezwłasnowolnionego może podjąć decyzję o założeniu depozytu  gotówkowego w Domu – Załącznik Nr 4.
3. Zdeponowane środki pieniężne odprowadzane są na rachunek sum depozytowych w banku.
4. Pracownik socjalny prowadzi depozyty gotówkowe na indywidualnych imiennych kartotekach mieszkańców, które są zabezpieczone w zamkniętej szafie.
5. Wszystkie operacje finansowe dokumentowane są na indywidualnych imiennych kartotekach mieszkańców. Wgląd w dokumentację ma jedynie mieszkaniec, opiekun prawny lub kurator oraz pracownik zajmujący się sprawami depozytowymi.
6. Wypłata środków finansowych z konta depozytowego mieszkańców odbywa się na podstawie imiennych wniosków składanych do pracownika socjalnego – Załącznik       Nr 5.
7. Imienny wniosek zatwierdzony przez Dyrektora, Głównego księgowego oraz pracownika socjalnego stanowi dowód wypłaty gotówki z kasy Domu dla mieszkańca, opiekuna prawnego, kuratora jak też osoby upoważnionej do dysponowania środkami pieniężnymi z depozytu.
8. Pracownik socjalny nadzoruje wysokość pobieranej gotówki przez mieszkańca, opiekuna prawnego lub kuratora, aby nie dopuścić do przekroczenia zgromadzonych środków na rachunku bankowym i zabezpieczyć środki na  leki i materiały medyczne.
9. Mieszkańcy posiadający całkowitą zdolność do czynności prawnych mają prawo pobrać kwoty zgromadzone na rachunku bankowym kwitując jej odbiór podpisem.
10. Pracownik socjalny akceptując imienny wniosek do wypłaty depozytu uwzględnia zabezpieczenie funduszy na zakup środków higieny osobistej, takich jak: mydło, pasta do zębów, szczoteczka do zębów, środki piorące, szampon do mycia włosów, przybory do golenia, ręczniki i pościel.
11. Pracownik socjalny prowadzący depozyty gotówkowe mieszkańców sporządza imienne zestawienie środków finansowych na kartotekach na koniec każdego miesiąca.
12. Odsetki zgromadzone na koncie depozytowym stanowią indywidualny dochód mieszkańca.

Upoważnienia do dysponowania środkami pieniężnymi znajdującymi się w depozycie

§ 8

1. Mieszkaniec, który ma całkowitą zdolność do czynności prawnych, opiekun prawny mieszkańca całkowicie ubezwłasnowolnionego lub kurator może upoważnić pracowników Domu do dysponowania środkami pieniężnymi znajdującymi się w depozycie.
2. Zakres upoważnienia obejmuje:
3. odbiór kwoty otrzymanej emerytury, renty, zasiłku, dodatku oraz dokonywania comiesięcznych wpłat pieniężnych (po odliczeniu odpłatności za pobyt) na prowadzone przez Dom konto depozytowe – Załącznik Nr 6,
4. dysponowanie środkami finansowymi w celu dokonywania zakupów do zaspokojenia bieżących potrzeb mieszkańca – Załącznik Nr 7,
5. finansowanie zakupu leków i materiałów medycznych ze środków depozytowych mieszkańca na podstawie imiennych faktur – Załącznik Nr 8.

Tryb postępowania z depozytami gotówkowymi osób ubezwłasnowolnionych

§ 9

1. W przypadku osoby ubezwłasnowolnionej częściowo, dysponowanie środkami finansowymi zgromadzonymi na koncie depozytowym, może być dokonywane przez tę osobę lub osoby przez nią upoważnione wyłącznie w takim zakresie jakim jest to niezbędne do zaspokojenia bieżących potrzeb mieszkańca oraz za zgodą jego kuratora.
2. W zakresie przekraczającym bieżące potrzeby osoby ubezwłasnowolnionej częściowo do dysponowania depozytem mają zastosowanie postanowienia § 11 ust. 2.

§ 10

1. W przypadku osób ubezwłasnowolnionych całkowicie, depozytem mieszkańca dysponuje ustanowiony przez Sąd opiekun prawny lub osoba przez niego upoważniona z zastosowaniem postanowień § 11.
2. Opiekun prawny jest zobowiązany do składania sprawozdań do Sądu z zarządu majątkiem mieszkańca.
3. Osoba upoważniona jest zobowiązana do rozliczania się z otrzymanych środków pieniężnych w ciągu dwóch miesięcy od dnia ich pobrania.
4. Osoba dysponująca depozytem gotówkowym w zakresie dokonywania zakupów
   na zaspokojenie potrzeb życiowych mieszkańca zobowiązana jest do prowadzenia imiennego zeszytu depozytu gotówkowego mieszkańca. Zeszyt powinien zawierać następujące dane:

– datę pobranego depozytu,

– datę rozliczenia pobranego depozytu,

– kwotę pobranego depozytu,

– rodzaj zakupionego asortymentu/usługi,

– ilość zakupionego asortymentu,

– cena jednostkowa zakupionego asortymentu/usługi,

– wartość ogółem.

• Wszystkie zakupy dla mieszkańców winny być dokonywane przez osoby do tego upoważnione, przekazywane mieszkańcowi w obecności dwóch świadków (w tym jednego pracownika socjalnego) i udokumentowane rachunkami, fakturami, paragonami  fiskalnymi  lub w przypadku braku możliwości uzyskania takiego dowodu zakupu, oświadczenia potwierdzonego przez dwóch  świadków, a następnie zaewidencjonowane w  imiennym zeszycie depozytu gotówkowego.
• Pracownik socjalny potwierdza fakt przekazania zakupionych artykułów i środków trwałych wpisując datę i składając podpis na dowodzie zakupu.
• Po dokonaniu zakupu środków trwałych z depozytu mieszkańca (sprzętu, odzieży, obuwia itp.) i po opisaniu dowodu zakupu, Kierownik Zespołu dokonuje rejestru zakupionych środków trwałych w indywidualnej karcie wyposażenia mieszkańców
  w celu sprawowania należytej pieczy nad mieniem mieszkańca oraz zabezpieczenia potrzeb mieszkańca zgodnie z obowiązującym rozporządzeniem Ministra Pracy
  i Polityki Społecznej w sprawie domów pomocy społecznej.
• Za prowadzenie ewidencji zakupów środków trwałych w indywidualnej karcie wyposażenia mieszkańców odpowiada Kierownik Zespołu. Indywidualna karta wyposażenia powinna zawierać następujące dane:

– imię i nazwisko mieszkańca,

– nazwę środka trwałego,

– datę przyjęcia środka trwałego,

– ilość,

– cenę jednostkową,

– datę likwidacji/zniszczenia/przeniesienia środka trwałego,

– stan aktualny.

• Wszystkie dowody potwierdzające zakup powinny być zabezpieczone w sposób trwały, zapobiegający ich zgubieniu i zniszczeniu. Dowody zakupu są częścią imiennych zeszytów depozytów gotówkowych i należy je zabezpieczyć jak inną dokumentację mieszkańca.
• Sposób pobierania i rozliczania środków finansowych mieszkańców związanych z wyjazdami na turnusy rehabilitacyjne, obozy, wycieczki i uroczystości organizowane na rzecz mieszkańców podlega takim samym zasadom jak w § 7, § 9 i § 10.
• Imienne zeszyty depozytu gotówkowego mieszkańców przekazywane są do archiwum Domu i podlegają kontroli zgodnie z postanowieniami § 3 ust. 5.

§ 11

1. Pobieranie przez opiekuna prawnego środków pieniężnych z konta depozytowego gotówkowego mieszkańca ubezwłasnowolnionego całkowicie dopuszczalne jest wyłącznie w celach związanych z bieżącymi potrzebami mieszkańca.
2. Dysponowanie depozytem mieszkańca w tym pobranie przez opiekuna prawnego
   z konta depozytowego mieszkańca kwot w zakresie przekraczającym bieżące potrzeby mieszkańca znajdującego się pod jego opieką, wymaga zgody Sądu (art. 156 Kodeksu rodzinnego i opiekuńczego).

Tryb postępowania z inwentarzem mieszkańca

§ 12

1. Każdemu mieszkańcowi w dniu przyjęcia zakładana jest indywidualna karta wyposażenia mieszkańca, za prowadzenie którego odpowiedzialny  jest Kierownik Zespołu.
2. Do indywidualnej karty wyposażenia mieszkańca wpisywane są przedmioty posiadające znaczną wartość i są użytkowane przez mieszkańca.
3. Stan przedmiotów ujętych w inwentarzu powinien być regularnie sprawdzany, każdy zakup przedmiotu o znacznej wartości wpisywany na bieżąco.
4. Każdy przedmiot będący własnością mieszkańca powinien być trwale oznakowany
   w miejscu najmniej widocznym.
5. Kasacja przedmiotów prywatnych może nastąpić w przypadku ich  zniszczenia przy udziale komisji kasacyjnej.
6. Każdorazowo sporządza się protokół kasacyjny który jest podstawą do zdjęcia
   z imiennego zeszytu inwentarza danego przedmiotu. W przypadku wniosku
   o dokonanie kasacji sprzętu elektronicznego wskazana jest opinia rzeczoznawcy lub konserwatora-elektryka zatrudnionego w Domu.

Tryb postępowania z depozytami w przypadku zgonu mieszkańca

§ 13

1. W przypadku zgonu mieszkańca prawo do pobrania pieniędzy z depozytu gotówkowego oraz przedmiotów wartościowych mają jedynie spadkobiercy jako osoby uprawnione w rozumieniu ustawy o likwidacji niepodjętych depozytów.
2. W razie zgonu należy wezwać niezwłocznie znanych, potencjalnych uprawnionych
   do przedłożenia dokumentu potwierdzającego stwierdzenie nabycia praw do spadku po mieszkańcu. Wzór wezwania stanowi Załącznik Nr 10.
3. W przypadku śmierci mieszkańca nie posiadającego rodziny należy ustalić krąg spadkobierców po zmarłym, jeżeli nie jest znane ich miejsce zamieszkania wystąpić do organu prowadzącego właściwą ewidencję, rejestr lub zbiór danych o udzielenie informacji umożliwiających ustalenie tego miejsca. Następnie należy podjąć działania,
   o których mowa w ust. 2.
4. Spadkobierca w chwili zgłoszenia się po depozyt zmarłego powinien przedstawić prawomocne postanowienie Sądu stwierdzające nabycie spadku lub akt poświadczenia dziedziczenia sporządzony przez notariusza.
5.  przypadku zgonu mieszkańców samotnych, gdy osoby uprawnione do odbioru depozytu są nieznane, Dom umieszcza wezwanie do odbioru depozytu na tablicy ogłoszeń Domu wyznaczając trzyletni termin odbioru wraz z informacją o skutkach niepodjęcia depozytu. Wzór ogłoszenia stanowi Załącznik Nr 11.
6. Osoba uprawniona ma 3 – letni termin odebrania depozytu. Termin ten jest liczony
   od dnia dostarczenia wezwania do odebrania depozytu lub od dnia upływu terminu sześciomiesięcznego, o którym mowa w art. 6 ust. 5 w zw. z art. 4 ust. 2 ustawy
   o likwidacji niepodjętych depozytów.
7. W przypadku gdy szacunkowa wartość depozytu przekracza 5 tysięcy złotych Dom zamieszcza ogłoszenie w poczytalnym dzienniku w Białymstoku lub Biuletynie Informacji Publicznej.
8. W trakcie przekazywania depozytu po zmarłym mieszkańcu sporządza się protokół zwrotu przedmiotów wartościowych – Załącznik Nr 9 w obecności świadków, którzy podpisują się pod sporządzonym protokołem.
9. Po upływie terminów, o których mowa w ust. 6, Dom jako przechowawca depozytu  wystąpi do sądu z wnioskiem o stwierdzenie likwidacji niepodjętego depozytu
   i przekazanie na własność Skarbu Państwa, stosownie do art. 4 ustawy o likwidacji niepodjętych depozytów.

§ 14

1. Pozostałe po zmarłym mieszkańcu rzeczy i przedmioty, które użytkował na co dzień należy komisyjnie zabezpieczyć, w sposób uniemożliwiający dostęp osobom nieupoważnionym.
2. Jeżeli mieszkaniec pozostawił na piśmie określone postanowienie ich przeznaczenia
   i zadysponowania lub złożył je ustnie w obecności świadków, które zostały spisane
   i podpisane przez mieszkańca, należy postąpić zgodnie z jego wolą. Mieszkaniec ma prawo do swobodnego dysponowania własnym depozytem wartościowym w zakresie umożliwiającym świadome wyrażenie woli, uzależnione od jego stanu zdrowia oraz możliwości psychofizycznych.
3. W przypadkach innych niż opisane w ust. 2, rzeczy po zmarłym mieszkańcu należy komisyjnie spisać i złożyć do depozytu w Domu.
4. Nie podjęte depozyty ulegają likwidacji zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie przepisami.

Dyrektor

dr Wojciech Jocz

1. Załącznik Nr 1
2. Załącznik Nr 2
3. Załącznik Nr 3
4. Załącznik Nr 4
5. Załącznik Nr 5
6. Załącznik Nr 6
7. Załącznik Nr 7
8. Załącznik Nr 8
9. Załącznik Nr 9
10. Załącznik Nr 10
11. Załącznik Nr 11